Dienste online planen und bis zu 3 Tage Aufwand pro Monat sparen

Das CHOCOLAT Grand Café im Schokoladenmuesum Köln bietet seinen Gästen handgefertigte Torten, Gâteauxs und verschiedene Sorten Trinkschokolade. Täglich frisch und mit viel Liebe gekocht, sorgen die 80 Mitarbeiter auch für herzhafte Genüsse in den zwei Restaurants, dem Biergarten und den Eventräumen. Den schönen Ausblick auf die vorbeiziehenden Rheinschiffe gibt es dabei inklusive, bei schönem Wetter auch draußen auf der großen Rheinterrasse.

Die Personaleinsatzplanung in der Gastronomie hat sich in den letzten 10 Jahren stark verändert. In einer Branche, die im Service überwiegend mit in Teilzeit beschäftigten Aushilfen – im CHOCOLAT Grand Café überwiegend Studenten – arbeitet, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden.

"Studiengänge sind heute viel verschulter als noch vor 6 Jahren. Das erschwert meine Suche nach geeignetem Personal, denn die Studenten haben tagsüber kaum noch Zeit", so Rodney Ranz, Geschäftsführer des CHOCOLAT Grand Cafés. "An manchen Tagen arbeiten bei uns bis zu 40 unterschiedliche Personen in verschiedenen Schichten. Es werden heute viel mehr Aushilfen benötigt als noch vor ein paar Jahren."

Im CHOCOLAT Grand Café wurden – wie in vielen anderen Unternehmen – die Dienstpläne in der Vergangenheit mit Microsoft Excel erstellt. Dazu wurden Vorlagen mit den geplanten Schichten an die Mitarbeiter verteilt. Diese füllten die Excel-Dateien aus und gaben diese an die Betriebsleiterin zurück. Der Aufwand für das Zusammentragen und Abgleichen der Informationen sowie das Erstellen des Dienstplans und das Überarbeiten von Änderungen dauerte im Schnitt 3 – 4 Arbeitstage. "An einem Tag kam ich ins Büro und sah, dass unsere Betriebsleiterin verzweifelt vor einem Berg an unterschiedlichen Excel-Listen saß, die ihr die Mitarbeiter zugeschickt hatten. Ich sah, dass es ein riesen Problem gab mit der Erstellung des Dienstplans. Daraufhin habe ich gesagt 'Es muss eine Lösung geben' und habe im Internet recherchiert…", erzählt Rodney Ranz. Seine Wahl fiel auf DEJORIS.

DEJORIS hilft Personalplanern, Mitarbeiter aktiv in die Dienstplan-Erstellung mit einzubeziehen. Die permanente Frage, wer wann arbeiten kann, entfällt, da Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort ihre verfügbaren Arbeitszeiten einfach online eintragen und einsehen können.

Der Vorgesetzte hat so einen Echtzeit-Überblick über die Verfügbarkeiten und kann die passenden Mitarbeiter mit nur einem Klick den geplanten Schichten zuweisen. Auf Änderungen kann zügig eingegangen werden, denn aktualisierte Arbeitspläne stehen direkt online bereit.

"Seit 5 Monaten nutzen wir DEJORIS. Die Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern war von vornherein groß", stellt Rodney Ranz fest. "Gerade Studenten sind sehr internet-affin, die meisten von ihnen rufen DEJORIS mobil auf, um ihre Dienstpläne anzuschauen." Neben der Dienstplanung stellt DEJORIS einige Möglichkeiten zur internen Kommunikation zur Verfügung. Nachrichten, Pinnwand-Einträge und Neuigkeiten, die bei Bedarf auch gezielt nach Bereichen oder Filialen erstellt werden können, werden übersichtlich dargestellt.

DEJORIS hat seit seiner Einführung im CHOCOLAT Grand Café für maximale Übersichtlichkeit und Zeitersparnis in der Dienstplanung gesorgt. Nach nur einem Quartal konnten die Kosten im Bereich der Personaleinsatzplanung grundlegend gesenkt werden. Die Implementierung und Einarbeitungszeit war extrem kurz, da DEJORIS eine durchdachte und nutzerfreundliche Oberfläche besitzt. Es gab keinerlei Akzeptanzprobleme durch die Belegschaft – im Gegenteil haben die Mitarbeiter DEJORIS schon nach wenigen Tagen schätzen gelernt